La collecte de données fiable commence par une gestion proactive

L’obtention de données fiables commence bien avant le début du travail de terrain. 

Imaginez : votre étude B2B multinationale est lancée la semaine prochaine. La présentation client est prête, les parties prenantes sont alignées. Lancement progressif approuvé, les objectifs sont atteints, les données intermédiaires seront disponibles vendredi.
Voilà à quoi ressemble une bonne planification. 

Pour les directeurs de recherche et les responsables des études, les véritables priorités sont claires : des échéanciers crédibles et des données fiables. Et voici un point souvent négligé : les résultats ne se décident pas sur le terrain—mais des semaines auparavant, dès la phase de planification.

Chez FFIND, nous avons tiré une leçon essentielle : la différence entre un projet réussi et un projet stressant est comparable à celle entre un architecte et un pompier. L’un conçoit en prévoyant les risques d’incendie ; l’autre ne fait que réagir aux urgences. 

Examinons les leviers qui permettent de garantir le bon déroulement de la collecte de données, ainsi que les pratiques qui permettent de prévenir les problèmes avant même qu’ils ne surviennent. 

Le plan directeur : Pourquoi un plan réaliste est la base de votre projet

L’un des aspects les plus importants de la phase de préparation initiale – voire avant même le début du travail de terrain – est le respect des délais. Nos clients insistent systématiquement sur l’importance d’avoir un plan clair et réaliste dès le départ. Ils souhaitent connaître trois choses en amont :

1. Quand le projet pourra-t-il démarrer de manière réaliste, en tenant compte des traductions, de la programmation et des contrôles de conformité ? 

1. La durée du travail de terrain dépendra de la complexité du groupe cible, du taux d’incidence, de la source de l’échantillon et du nombre de marchés. 

1. Dans quelle mesure ce calendrier peut-il être maintenu de manière fiable, en prévoyant des marges de sécurité pour les imprévus, sans pour autant faire de promesses excessives ? 

Bien que l’équipe commerciale puisse aborder ces points lors des négociations, c’est au Chef de Projet qu’il revient de finaliser le plan. Pour que les attentes restent réalistes, les échéanciers doivent toujours être liés à des étapes clés que le client contrôle et communiquées clairement.

Concrètement, cela signifie que chaque projet débute par une feuille de route rigoureuse. Des points de contrôle clés – test de la mise en place du lien, résultats du lancement progressif, analyses intermédiaires des données – sont intégrés afin de valider rapidement le projet et d’en assurer le bon déroulement. En cas de retard, celui-ci est immédiatement signalé, permettant ainsi au client d’arbitrer en toute connaissance de cause entre rapidité, coût et richesse des données. 

Instaurer la confiance par une communication proactive

Voici un scénario que redoutent tous les acheteurs de services de recherche : C’est un désastre au ralenti qu’ils se sentent impuissants à arrêter.  

Semaine 1: “Les travaux de terrain progressent bien.”
Semaine 2: “Tout se déroule comme prévu.”
Semaine 3: “Nous rencontrons des difficultés liées aux quotas.” 

Le véritable problème n’est pas l’apparition des difficultés, mais plutôt la capacité de la communication à les déceler suffisamment tôt pour en garder le contrôle. 

Pourquoi cela se produit : 

Nombreux sont les prestataires de services de collecte de données qui considèrent la communication comme une simple formalité, une chose à faire seulement lorsqu’il y a des “nouveautés à annoncer”. Mais dans les projets complexes, le silence n’est pas rassurant. Il est source d’inquiétude. 

Les clients n’achètent pas seulement des quotas atteints. Ils achètent la certitude que quelqu’un gère activement leur projet. 

Voilà comment fonctionne notre approche. 

La communication n’est pas axée sur les événements chez FFIND—elle est axée sur la structure. 

Chaque projet comprend : 

• Mises à jour régulières sur l’état d’avancement (appels ou rapports hebdomadaires, selon la complexité du projet)

• Signalement proactif des risques (nous n’attendons pas que les problèmes se transforment en crises) 

• Documentation claire des prochaines étapes (chaque mise à jour se termine par “voici ce qui se passe ensuite”) 

Nos Chefs de Projet sont formés non seulement pour rendre compte de ce qui s’est passé, mais aussi pour anticiper les besoins de nos clients.

Gestion proactive des risques : anticiper les difficultés rencontrées sur le terrain avant qu’elles ne surviennent

L’anticipation est ce qui distingue FFIND. Plutôt que d’attendre que des problèmes surviennent, notre équipe intègre des mesures de sécurité à chaque étape. Qu’il s’agisse d’ajuster les stratégies de recrutement en cours de route pour maintenir les quotas ou de signaler les risques liés à la conception d’enquêtes avant leur lancement, notre objectif est simple : aucune surprise pour le client, que des résultats. 

Bien entendu, chaque projet comporte ses propres risques, opportunités et défis. Forts de nombreuses années d’expérience sur différents marchés et grâce à une expertise pointue en méthodologie, les Chefs de Projet de FFIND savent identifier les tendances récurrentes et anticiper les problèmes. En s’appuyant sur ces observations, ils repèrent rapidement les obstacles potentiels, garantissant ainsi une exécution plus fluide et des résultats plus prévisibles. 

Cette anticipation fondée sur l’expérience ne se limite pas à la résolution des problèmes. Il s’agit d’optimisation. En analysant les flux de travail, les performances des intervieweurs et la dynamique des échantillons, nos équipes découvrent souvent des gains d’efficacité auxquels les clients ne s’attendent même pas: 

• Optimisation des plannings d’appels pour améliorer les taux de réponse 

• Optimisation des scripts pour améliorer l’engagement des répondants 

• Ajuster les fenêtres de sensibilisation pour atteindre les groupes difficiles à joindre 

Ces améliorations permettent de réduire les coûts, de raccourcir les délais et d’améliorer la qualité des données, le tout sans compromettre les objectifs du projet. 

En bref, la gestion proactive des risques chez FFIND crée un cadre où les projets se déroulent de manière prévisible, efficace et transparente—donnant ainsi aux clients l’assurance que même les études les plus complexes sont fermement maîtrisées. 

Étude de cas réussie : un Projet B2B dans 30 Pays

Voici à quoi ressemble un projet qui se concrétise. Un client nous a contactés pour une étude B2B internationale à forts enjeux, ciblant les décideurs et PDG de haut niveau. Le projet consistait en une vaste enquête de satisfaction client menée dans plus de 30 pays, où la faisabilité, l’efficacité et la planification des ressources ont joué un rôle décisif.

En collaboration avec le client, nous avons défini en amont une stratégie d’appel claire—profils des intervieweurs, plages horaires d’appel et approches argumentatives. Forts de notre expérience, nous avons proposé des pratiques exemplaires éprouvées issues d’études similaires, ce qui a permis d’établir une base opérationnelle solide.

Pour garantir une transparence totale, nous avons mis en place un calendrier de rapport strict et fourni un accès conforme au RGPD à trois enregistrements pour chaque point de contact pertinent, offrant ainsi au client une validation de qualité directe. 

Le résultat : 

• Un projet complexe exécuté avec clarté et confiance 

• Les risques transformés en processus structurés 

• L’attention portée aux clients s’est entièrement recentrée sur les analyses, et non plus sur la logistique. 

Même les obstacles potentiels — publics difficiles à joindre, décalages horaires et questions de confidentialité — ont été abordés dès le début lors de réunions d’information conjointes avec les enquêteurs. Des points hebdomadaires de coordination ont permis de garantir la transparence et la flexibilité, avec un suivi et une adaptation constants du calendrier. 

Ce qui a le plus marqué les esprits, c’est la confiance. Le client a souligné qu’il se sentait davantage comme un partenaire que comme un client—un résultat qui reflète parfaitement la philosophie de FFIND : l’excellence opérationnelle doit toujours aller de pair avec la construction de relations solides.

Si vous avez lu jusqu’ici, il est clair que vous ne considérez pas la gestion de projet comme une simple tâche administrative, mais comme le fondement de perspectives crédibles. Vous savez que la sérénité qu’offre une étude fluide n’est pas un luxe, mais une nécessité pour prendre des décisions éclairées.

La bonne nouvelle, c’est que ce résultat est reproductible. Ce n’est pas de la magie ; c’est une méthode. Et vous pouvez intégrer cette méthode à votre prochain projet. 

Prêt à remplacer l’anxiété liée au travail de terrain par un contrôle prévisible et proactif ?